Das WMS (Warehouse Management System) ist ein integraler Bestandteil jedes modernen Lagers. Das erwartete Ergebnis der Investition in diese Software ist die Erhöhung der Effizienz des Lagers. So werden eine bessere Nutzung der Ressourcen, eine schnellere Auftragsbearbeitung und eine Verbesserung der Qualität der angebotenen Dienstleistungen erwartet.
Bei der Entscheidung über den Kauf eines WMS lohnt es sich die Elemente, aus denen sich die WMS Kosten zusammensetzen kennenzulernen und zu analysieren. Das trägt dazu bei, optimale Entscheidungen zu treffen, die Kosten zu senken und, falls erforderlich, die Finanzierung der Umsetzung zeitlich zu verteilen. Ein Grundverständnis der Kostenquellen ist wichtig, da die Überschreitung des Budgets oft der Hauptgrund für eine gescheiterte Implementierung ist.
WMS Kosten des Projekts
Der Ausgangspunkt für die WMS-Implementierung ist die Erstellung eines Lastenheftes als Vorbereitung eines Projekts. Das Dokument sollte unter anderem eine genaue Analyse der Prozesse des Unternehmens, die Anforderungen und Empfehlungen für organisatorische Änderungen enthalten. Weiterhin ist der Umfang möglicher Modifikationen des WMS, ein detaillierter Arbeitsplan sowie die Berechnung der Projektkosten wichtig.
Die Ausarbeitung eines Lastenheftes ermöglicht, die optimale Lösung unter den auf dem Markt angebotenen Systemen zu wählen. Es bildet zudem die Grundlage für weitere Implementierungs-, Installations- und Umsetzungsarbeiten. Ein sorgfältig erstelltes Lastenheft verringert das Risiko einer Unterschätzung der Projektkosten ganz erheblich.
WMS Kosten der Lizenz
Marktüblich kann eine WMS-Lizenz für unbegrenzte oder begrenzte Zeit erworben werden. Die einmalige und höhere Ausgabe kann entfallen, wenn die Lizenz im SaaS (Software as a Service) – Modell angeboten wird. Beim SaaS-Modell ist das WMS auf einem Server des Anbieters installiert und der Kunde erwirbt lediglich einen permanenten Online-Zugriff darauf. Die Zahlungen haben die Form eines (in der Regel monatlichen) Abonnements. Die Implementierung des WMS im SaaS-Model erspart dem Kunden zusätzliche Infrastrukturkosten (Server) sowie die Kosten des IT-Personals.
Die WMS Kosten einer Implementierung im SaaS-Modell unterscheiden sich abhängig von der Art der Installation erheblich. Die günstigere Variante besteht in der Installation einer Standardversion des Systems. Sollen individuelle Kundenwünsche berücksichtigt werden, so fallen zusätzlich Realisierungskosten dieser Wünsche an. Bei einer solchen modifizierten Version, die auf einem dedizierten Server installiert wird (dedicated cloud), sind die Investitionskosten in aller Regel höher.
Bei der Planung der Lizenzausgaben ist zusätzlich zu bedenken, dass das WMS ein entsprechend effizientes Datenbankmanagementsystem (DBMS) erfordert.
WMS Kosten der Anpassungen
Die WMS-Software muss die Prozesse und der Arbeitsorganisation des Lagers abbilden. Daher ist es unwahrscheinlich, dass ein System schon im Standard ohne Anpassungen jeglichen Anforderungen eines Unternehmens entspricht. Das bedeutet die Notwendigkeit der Programmierarbeiten, durch die das Programm gemäß den Erwartungen gestaltet werden soll.
Der Umfang und die WMS Kosten der Anpassungen können durch die Wahl einer Lösung reduziert werden, die bereits in ihrer Standardversion den Bedürfnissen möglichst vollständig entspricht. Ein weiteres Merkmal des WMS, das eine Kostenreduktion der erforderlichen Anpassungen erlaubt, ist der Grad der Parametrisierbarkeit des Systems. Dank der vom System angebotenen Optionen kann der Kunde möglicherweise selbst neue Prozesse realisieren bzw. neue Berichte erstellen.
Kosten der Schnittstellen zu externen Systemen
In der Praxis ist es sehr oft notwendig, ein WMS in eine im Unternehmen bestehende Softwarelandschaft zu integrieren. Am häufigsten werden Schnittstellen zu ERP (Enterprise Resource Planning) – Systemen realisiert. In produzierenden Unternehmen kann zusätzlich auch ein MES (Manufacturing Execution System) integriert werden, in der E-Commerce-Branche etwa Anwendungen für die Abwicklung von Online-Bestellungen. Im Falle von Logistikanbietern aber auch bei eng mit ihren Geschäftspartnern zusammenarbeitenden Unternehmen besteht ebenfalls die Notwendigkeit eine Schnittstelle zu Fremdsystemen zu realisieren.
Die Kosten für eine Schnittstellenrealisierung im WMS Kosten werden durch die angewendete Technologie und die Anzahl der übertragenen Meldungen bestimmt. Entscheidungen in diesem Bereich sollten gründlich besprochen und analysiert werden. Schnittstellen sind häufig eine Kostenquelle, die durch Optimierungen der Arbeitsprozesse reduziert werden können.
Implementierungskosten – Installation, Konfiguration, Parametrierung, Inbetriebnahme
Diese Phase beinhaltet in der Regel folgende Elemente:
- Installation des WMS auf einem Server (des Kunden oder des Anbieters im Falle des SaaS-Modells).
- Erfassung von Basisdaten (Kundendaten, Geschäftspartner, Produkte, Mitarbeiter, Artikel, usw.).
- Festlegung von Verfahren für die Arbeit mit dem System.
- Konfiguration und Parametrierung.
- Funktionelle Tests.
- Ausnahmen- und Leistungstests.
- Schrittweise Inbetriebnahme der Hauptprozesse im System des Kunden.
- Inbetriebnahme von Schnittstellen zu externen Systemen.
- Unterstützung in den ersten Tagen der Arbeit mit dem Programm, Kontrolle über das korrekte Funktionieren aller Systemelemente.
Die WMS Kosten der Installation und Konfiguration des Systems können spürbar reduziert werden, wenn sie mittels Fernzugriff ausgeführt werden. Zu diesem Zweck kann eine VPN (Virtual Private Network) -Verbindung verwendet werden.
WMS Kosten – Benutzerschulung
Eine wichtige Phase der WMS-Implementierung ist die Schulung der künftigen Benutzer. Selbst die beste Anwendung wird ihre Möglichkeiten nicht entfalten können, wenn sie nicht richtig genutzt wird. Effektives Training ermöglicht es zudem, die volle Effektivität bei der Arbeit mit dem Programm schneller zu erreichen.
Um die Schulungskosten zu senken, kann man die Schulung auf festgelegte Key-Benutzer des Systems beschränken (Train the Trainer). Andere Benutzer werden dann im Rahmen interner Schulungen durch die Key-Benutzer geschult. Eine weitere Möglichkeit die WMS Schulungskosten zu reduzieren, besteht im Einsatz von E-Learning-Methoden.
WMS Kosten – Service
Das Lagerverwaltungssystem muss oft die höchstmögliche Verfügbarkeit bieten. Die für Servicearbeiten zur Verfügung stehende Zeit, hängt entscheidend vom Arbeitsmodus des Lagers z.B. 1-, 2- oder 3-Schichtbetrieb (24 Stunden am Tag). Der maßgeblich die Höhe der Servicegebühr beeinflussende Faktor ist die gewünschte Reaktionszeit sowie die zur Lösung eines möglichen Problems garantierte Zeit.
Die gesamten Wartungskosten können reduziert werden, wenn der WMS-Anbieter mit der Betreuung der IT-Infrastruktur, einschließlich Betriebssysteme, Datenbanken und Computer-Hardware beauftragt wird.
Das Erkennen und Analysieren von WMS Kosten der Implementierung ermöglicht, deren Struktur besser zu verstehen, ein fundiertes Projektbudget zu erstellen und die besten Entscheidungen in einer gegebenen Situation zu treffen. Es sind notwendige Maßnahmen im natürlichen Drang der Unternehmen zur Rationalisierung und Kostensenkung.
