Ein Transport Management System (TMS) ist in der Regel Teil eines komplexen IT-Ökosystems in einem Unternehmen. Damit es effizient arbeitet, sollte es mit anderen Systemen (sowohl internen als auch externen) integriert werden. Eine effektive Integration sollte einen reibungslosen und fehlerfreien Datenfluss zwischen den verschiedenen Programmen gewährleisten. Sehen wir uns an, mit welcher anderen Software das Transport Management System möglicherweise integriert werden muss und warum.
ERP-System
Das ERP-System ist in der Regel das Herzstück der IT-Infrastruktur des Unternehmens und steuert alle Geschäftsprozesse (Produktion, Transport, Vertrieb, Finanzen, Marketing usw.). Wenn Sie ein ERP-System von einem anderen Anbieter als dem des Transport Management System besitzen, ist die Integration zwischen diesen Systemen für den Austausch z.B. von Auftragsdaten von entscheidender Bedeutung. Die Kommunikation zwischen den Systemen wird auch die Planung von Transporttätigkeiten erleichtern.
Lagerverwaltungssystem (WMS)
Wenn Sie ein spezialisiertes WMS-System einsetzen, das keine Komponente des ERP ist, können Sie in Kombination mit dem TMS-System die gesamten Lager- und Versandvorgänge koordinieren. Nach der Konfiguration des Datenaustauschs ist es möglich, Informationen über Sendungen zur Verfügung zu stellen und das Be- und Ausladung effizient zu planen.
Auftragsverwaltung (Order Management System)
Wenn Sie ein Vertreiber sind, verfügen Sie höchstwahrscheinlich über eine spezielle Software, die die Annahme von Aufträgen aus mehreren Kanälen (Internetportal, Massenaufträge) realisiert. Eine Integration der Auftragsverwaltung mit dem Transport Management System verbessert die Verwaltung von Sendungen, erleichtert deren Konsolidierung und kann auch zur Verkürzung der Lieferzeiten beitragen.
Buchhaltungs-/Abrechnungssysteme
Auch wenn ein TMS mit einem Abrechnungsmodul bereits eingesetzt wird, kann dessen Funktionsumfang sich als nicht ausreichend für Ihre Anforderungen herausstellen. Wenn Sie also ein unabhängiges Buchhaltungsprogramm haben, verbinden Sie es mit dem Transport Management System, um eine korrekte Abrechnung, Rechnungsstellung, Forderungsverwaltung usw. zu gewährleisten.
Business Intelligence-Systeme
Ein spezialisiertes BI-Tool besitzt höchstwahrscheinlich breitere analytische Möglichkeiten als das BI-Modul im TMS. Durch die Integration des TMS-Systems mit einer separaten BI-Plattform können Sie komplexe Analysen erstellen und Informationen in Wissen umwandeln. Dadurch erhalten Sie ein umfassendes Bild der Situation.
Externes System eines Spediteurs oder einer 3PL-Firma
Dank der Integration mit mit dem TMS erhalten Spediteure detaillierte Informationen über die Fracht (Art der Ware, Abmessungen, Abhol- und Lieferorte, Tarif usw.). Auftraggeber wiederum können die Sendung verfolgen sowie die Route, den aktuellen Standort, die Lieferantendaten oder die geplante Ankunftszeit einsehen. Darüber hinaus können Transportdokumente übermittelt werden.
Frachtbörsen
Eine Frachtbörse ist für viele Spediteure eine wichtige Quelle zur Akquisition von Aufträgen. Dank Integration mit einer Frachtbörse können Auftraggeber bequem mit Frachtführern und Speditionsfirmen kommunizieren. Spediteure hingegen können Bestellungen direkt und digital an ihre Frachtführer senden. Eine solche Lösung reduziert erheblich die Zeit der Wahl eines Frachtführers und gibt uns die Sicherheit, dass wir mit vertrauenswürdigen, bewährten Unternehmen zusammenarbeiten.
Technologien zur Integration von Transport Management System mit anderen Systemen
Die Wahl einer optimalen Technologie zur Integration von Systemen wird unter anderem durch den Datenumfang, die Möglichkeiten einzelner Programme, die Anforderungen an die Sicherheit des Informationsaustausches sowie durch das geplante das Budget beeinflusst. Die am häufigsten eingesetzten Technologien der Integration von Informationssystemen sind:
Integration durch elektronischen Datenaustausch (EDI)
EDI ist eine Form des Austauschs von strukturierten Dokumenten zwischen Geschäftspartnern. EDI-Dokumentformate, sogenannte EDI-Standards, definieren, welche Informationen in einem bestimmten Dokument enthalten sind. Die in der 3PL-Branche verwendeten EDI-Standards sind ANSI X12 und EDIFACT.
Zu den am häufigsten verwendeten Kommunikationsmethoden innerhalb von EDI gehören:
- Point-to-Point-EDI
- EDI-Netzwerk
- Internet-Kommunikationsprotokolle – FTP/VPN, SFTP, FTPS, AS2
- Web-EDI
- EDI-Outsourcing.
API (Application Programming Interface)
API ist eine Reihe von Prozeduren, Kommunikationsprotokollen und Werkzeugen, die die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Programmen ermöglichen. Wenn wir uns die gängigen API-Typen genauer ansehen, finden wir darunter:
- REST API (Representational State Transfer API) – führen Anforderungen aus und empfangen Antworten mittels einer HTTP-Funktion. Sie werden oft auf Webseiten mit grafischen Inhalten oder in Open-Source-Lösungen verwendet.
- SOAP (Simple Object Access Protocol) – kann jedes Kommunikationsprotokoll oder Betriebssystem anstelle von HTTP verwenden.
- Browser-API – ermöglicht die Interaktion von Browser und Websites, um die Benutzeroberfläche der Website zu verbessern.
Schnittstelle zum Austausch von Dateien
Systeme können auch mittels Datendateien kommunizieren. Dateien müssen ein standardisiertes Format haben, z. B. EDI – Electronic Data Interchange, XML – eXtensible Markup Language oder die immer beliebter werdende JSON – JavaScript Object Notation.
Datenbank
Diese Lösung beinhaltet den Einsatz einer intermediären Datenbank, die von beiden Systemen gemeinsam genutzt wird. In diesem Fall aktualisieren beteiligte Systeme Daten in der Datenbank. In benutzerdefinierten Intervallen überprüfen die beteiligten Systeme die Daten in der Datenbank auf das Vorhandensein neuer Informationen, die durch andere Systeme hinzugefügt oder geändert wurden. Wenn solche vorhanden sind, aktualisieren die Programme ihre internen Datenbanken.
Die Integration des Transport Management Systems mit anderen Systemen bringt zweifellos viele Vorteile. Der automatische Datenfluss erhöht die Geschwindigkeit der Informationsübertragung, ermöglicht die Minimierung der Anzahl von Fehlern, verhindert Missverständnisse und ermöglicht eine Reduktion gedruckter Papierdokumente.