Eine TMS-Einführung (Transport Management System) erleichtert Entscheidungen verbunden mit Realisierung von Transportaufträgen, der Routenplanung oder der Auswahl von Angeboten der Fuhrunternehmen. Als Ergebnis dürfen zukünftige Benutzer höhere Transparenz und höhere Qualität in der Zusammenarbeit mit ihren Auftragnehmern erwarten. Es sind ohne Zweifel entscheidende Aufgaben bei einem stetig wachsenden Internethandel und einer zunehmende Komplexität der Logistiknetzwerke.
Bei der TMS-Einführung konzentrieren sich Unternehmen in der Regel auf die angebotenen Funktionen, die Marktposition, die Referenzen des Lieferanten und den Preis. Doch ist es bei der Auswahl eines Systems empfehlenswert auf einige weniger offensichtliche Aspekte zu achten. Sie können entscheidend für den Arbeitskomfort mit dem System wie auch insgesamt für den Erfolg der Einführung sein.
Service-Level
EDV-Systeme für Logistik müssen sich durch eine hohe Verfügbarkeit auszeichnen. Ausfallzeiten können zu Nichteinhalten von Fristen und letztlich zu Vertragsstrafen führen. Daher ist es wichtig, dass der Softwarelieferant genügend Ressourcen für eine schnelle Behebung der aufgetretenen Probleme zur Verfügung stellt. Eine schnelle Reaktionszeit ist ein zentraler Punkt jedes Servicevertrags und eines der wichtigsten Elemente der Verhandlungen mit Lieferanten von TMS-Systemen. Es gilt zu beachten, dass im Fall der TMS-Einführung häufig ein Service 24/7 gefordert wird.
Für zahlreiche Unternehmen, insbesondere solche ohne größere eigene IT-Abteilungen ist es wichtig, dass der TMS-Lieferant auch eine erweiterte Betreuung der IT-Infrastruktur anbietet. So ist ein fehlerfreier Betrieb des TMS-Systems gegeben und die Lieferanten von Datenbanken, Betriebssystemen und EDV-Anlagen die Verantwortung nicht verlagern und auf andere Ursachen verweisen können.
Ein modern verstandener Service für ein EDV-System bedeutet nicht nur die Unterstützung bei Schwierigkeiten im Systembetrieb. Das ist in erster Linie eine permanente Unterstützung bei der Weiterentwicklung und der Optimierung dessen Funktionsweise im Unternehmen und somit ein Vorgehen im Einklang mit dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung.
Intuitive Bedienung
Intuitive TMS-Systeme erfordern eine kürzere Mitarbeiterschulung, sorgen für eine höhere Effektivität der TMS-Einführung und verbessern den Arbeitskomfort. Oftmals bedeutet bereits eine geringe Zeitersparnis bei der Durchführung einzelner Aufgaben auf lange Sicht einen erheblichen Vorteil für das Unternehmen. Schnelles Arbeiten im System führt zu einer kürzeren Ausführungszeit von Transportaufträgen, erhöht die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und verringert das Risiko von Verzögerungen. Um herauszufinden wie intuitiv ein TMS-System ist, sollte ein potenzieller Lieferant eine Möglichkeit das System zu testen anbieten.
TMS-Einführung in der Cloud
Das zunehmende Interesse an Cloud-Lösungen, d. h. Programmen, die auf den Servern des Anbieters installiert sind, ist ein bedeutender Trend bei Geschäftsanwendungen. Für die cloudbasierte TMS-Einführung sprechen mehrere Argumente, z. B. die Möglichkeit verschiedener Zahlungsoptionen oder die Anpassung der Vertragslaufzeit an die tatsächliche Dauer des Systembetriebs.
Bei Überlegungen über den Einsatz eines cloudbasierten TMS-Systems, sollten vorab einige Aspekte erläutert und geklärt werden:
- Welche Personen und Programme (und auf welche Weise) müssen mit dem TMS-System arbeiten?
- Verfügt der TMS-Anbieter über ein eigenes Rechenzentrum oder werden die Daten auf Servern von Drittanbietern gehostet?
- Welche Lösungen werden im Bereich der Cloud-Datensicherheit angeboten?
Updateausführung und Updatedauer
Ein schnelles und möglichst wenig störendes Update des TMS-Systems, ist Pflicht für die sehr agile Logistikbranche. Deshalb ist es extrem wichtig, dass Updates möglichst wenig beeinträchtigend und unkompliziert zur Verfügung gestellt werden. Bei der Auswahl des Systems ist es nicht unwichtig einige der Frage zu klären. Wie oft wird ein Update durchgeführt? Ist ein Besuch des Service vor Ort notwendig? Ist das Update über Fernwartung möglich? Kann der Zeitpunkt der Updates frei gewählt werden?
Für ein Unternehmen stellt die Auswahl der optimalen TMS-Software eine schwierige Entscheidung dar, die eine solide Vorbereitung erfordert und häufig mit Kompromissen behaftet ist. Selbst wenndie Auswahl auf häufig verwendet Kriterien gestützt wird, lohnt es sich bei einer TMS-Einführung einige der weniger offensichtlichen Aspekte genau zu beleuchten.
