Berichte zu erstellen ist eine der Aufgaben von Lagerleitern. Die in den Berichten enthaltenen Informationen über die Leistung der Lagerprozesse oder der Lagermitarbeiter, bilden die Grundlage für die Bewertung des Lagers und dessen Verbesserung.
Die Erstellung von Berichten ist eine Routinetätigkeit, die jedoch viel Systematik und Sorgfalt erfordert. In derart dynamischen Umgebungen wie das Lager, werden Prioritäten geändert und Entscheidungen oft ad hoc getroffen. Daher bleibt für eine manuelle Erstellung von Berichten zumeist wenig Zeit. Wo Tätigkeiten automatisiert werden können, lohnt es sich daher, dies zu tun. Es spart Zeit, minimiert das Risiko von Fehlern und ermöglicht den Führungskräften, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Automatisch generierte Berichte gehören zu den Grundfunktionen von Lagerverwaltungssystemen der WMS-Klasse (Warehouse Management System). Diese Systeme sind in der Lage umfangreiche, detaillierte und wichtige personalisierte Berichte zu erstellen. Zudem können die Berichte individuell auf die Besonderheiten eines Lagers und die Bedürfnisse der Benutzers zugeschnitten werden.
Die vom Lagerverwaltungssystem erzeugten Berichte haben viele Vorteile:
- Schnelle Verfügbarkeit
- Aktuelle Informationen durch Erstellung in Echtzeit
- Einfache Anpassung der Datenbereiche und einer betrachteten Zeitspannen
- Einfache Bedienung ohne Expertenfachwissen
- Zahlreiche Optionen für eine grafische Darstellung
- Bereitstellung und Exportmöglichkeiten der Berichtsdaten im ausgewählten Format
Betrachtet man Berichte in Bezug auf einen spezifischen Zeitraum, werden zunächst zwei Kategorien unterschieden: Die Erste dient zur Verwaltung des operativen Lagers, die Zweite ist eine Aufstellung für statistische Zwecke. Diese können zum Beispiel der Ermittlung der Kennzahlen des Lagerbetriebes, der Suche nach Engpässen aber auch der Mitarbeiterbewertung dienen.
Operative Lagerkennzahlen – Dashboards
Operative Kennzahlen des Lagerbetriebs, auch als Management-Dashboards bezeichnet, bieten einen aktuellen Einblick in den Zustand des Lagers. Dank ihnen ist es möglich, auf Herausforderungen zu reagieren, wie zum Beispiel eine plötzliche Anhäufung von Transportaufträgen, beziehungsweise eine zu geringe Menge von Waren an den Kommissionierplätzen.
Eine Auswahl der operativen Kennzahlen der Berichte:
- Anzahl zur Ausführung anstehenden, in Ausführung befindlichen und abgeschlossenen Aufträge
- Lagerauslastung allgemein
- Anzahl aktiver Lagerarbeiter bzw. Wagen
- Summe abgeschlossener Transportaufträge pro Benutzer
- Anzahl verspäteter Ladungen
- Bestand der Lademittel im Lager
- Menge Plätze in den Lagerbereichen
Berichte und Analytik
Mit Hilfe der Berichte und Auswertungen kann der Zustand des Lagers in einer breiteren Perspektive betrachtet werden. Die darin enthaltenen Daten sind historischer Natur. Sie ermöglichen eine verlässliche Zusammenfassung vergangener Perioden. Zusätzlich bilden sie die Grundlage für Schlussfolgerungen und Optimierungen des Lagerbetriebs. Zu dieser Kategorie von Berichten zählen vor Allem:
Durchschnittliche Vorgangszeiten
Das Lagerverwaltungssystem berechnet die durchschnittliche Zeit der Vorgänge im Lager über einen bestimmten Zeitraum. Die am häufigsten analysierten Vorgänge umfassen: Anlieferungen, Verladungen, Versand, Kommissionierungen und einfache beziehungsweise Sammel-Transportaufträge. Lange Durchführungszeiten der aufgezählten Vorgänge können auf wichtige Optimierungspotentiale hinweisen. Diese Potentiale können in der Änderung der räumlichen Anordnung des Lagers, der Entkopplung der Lagerzonen oder deren Neuorganisation liegen. Es kann aber auch in der Änderung der Kommissionier-Methode liegen.
Effizienz des Lagerpersonals
Die Lagerverwaltungssoftware stellt eine gewichtete Liste von Aufgaben zur Verfügung, die von den Lagermitarbeitern ausgeführt werden. Das System liefert Informationen über die Dauer der Durchführung einzelner Vorgänge, die Menge, das Volumen und die Masse der transportierten Waren. Mit Hilfe der Vergleichsanalyse kann die Arbeit einzelner Lagerarbeiter objektiv bewertet werden. Diese Berichte erleichtern das Treffen von Entscheidungen über Prämienregelung und die Festlegung der zu erreichenden Ziele.
Lager-Leistungskennzahlen (KPI)
Automatische Berechnung und Darstellung von Leistungskennzahlen, wie z.B. Grad der Lagerauslastung, Lagerumschlagshäufigkeit, Durchschnittsmenge der ausgegebenen Ware pro Auftrag, Richtigkeit der Kommissionierung und Grad der Übereinstimmung des Lagerbestands. Mit Hilfe von Leistungskennzahlen kann der Lagerbetrieb kontrolliert und die Qualität einzelner Prozesse verfolgt werden. Die Berichte stellen eine einfache, messbare Methode zur Feststellung von Tendenzen und zur Überprüfung der Effektivität von Änderungen dar.
Monitoring der Chargen/Artikelverfolgung
Die Fähigkeit von Lagerverwaltungssystemen detailliertes Wissen über Vorgänge zu erheben, ist nicht nur für die Beurteilung der Effektivität eines Lagers wichtig. Diese Informationen werden auch beim Überwachen eines Artikelzyklus benötigt. Die Lagerverwaltungssoftware erhebt umfassende Informationen über die Prozesse, Zeiten und Personen in Bezug auf einen Artikel.
Dies sind einige der geläufigsten Aufstellungen und Berichte, die von EDV-gestützten Lagerverwaltungssystemen erstellt werden. Um die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten, können die Lagerverwaltungssysteme den Zugriff auf einzelne Berichte mit der Berechtigungsstufe des Mitarbeiters verknüpfen. Eine sehr nützliche Funktion von Lagerverwaltungssystemen besteht auch in der Möglichkeit neue Berichte durch den Benutzer zu erstellen und zu konfigurieren. Dank dieser Funktion können vorhandene Berichte jederzeit an neue Anforderungen angepasst werden, ohne hierfür den Softwarelieferanten mit der Arbeit zu beauftragen.
